Cada día son más los factores que inciden en el manejo de una empresa.

Cada día hay que aprender más para lograr niveles de eficiencia acordes con las exigencias de competir en un mundo globalizado.

Cada día hay mayores opciones para aplicar tecnología, y menos oportunidades para cometer errores, y sin embargo los errores se cometen y las empresas se comprometen cada vez más en términos económicos, llegando hasta niveles que las hacen desaparecer. Le propongo entonces utilizar esta nota como una oportunidad para llevar a cabo un somero examen de conciencia que le permita detectar algunos puntos débiles que van más allá de los aspectos meramente productivos, y al hacerlo, parta de la convicción de que los problemas se originan frecuentemente en las debilidades que cada uno de nosotros tiene como empresario.

Para explicar esta idea me apoyaré en una ley que hace más de un siglo definió un químico alemán llamado Justo Von Liebig.

Decía Von Liebig en su conocida "Ley del Mínimo" que: "Todo sistema que dependa de varios factores para evolucionar lo hará hasta donde llegue la capacidad del factor más limitante. El mínimo es el factor de regulación. Hay que buscar la forma de remover el factor limitante". Traduciendo esta idea a los términos de una empresa agropecuaria, es limitada la utilidad de ser un excelente productor que logre 100 quintales de maíz o 40 quintales de soja por hectárea si tengo poca aptitud como administrador, ya que esta debilidad condicionará la rentabilidad de mi empresa más allá de los buenos rindes que obtenga.

Con la mente puesta entonces en la evaluación de debilidades o puntos flojos "tranqueras adentro" –ya que son aquellos aspectos sobre los que uno tiene el 100% de poder de decisión– repasemos algunas áreas que tienen que ver con la organización y el manejo de una empresa.

La idea es en cada aspecto ponerse puntaje como se hacía en el colegio, de uno a diez en función del menor o mayor dominio de cada cuestión, asimismo vaya describiendo en cada área los temas que le plantean mayores dificultades.
 
 

Recursos Humanos.

¿Qué tan bueno es el desempeño de nuestros empleados?

¿Qué nivel de idoneidad tienen para realizar las tareas que se les encargan: las desempeñan con eficiencia, tienen los conocimientos necesarios, logran los resultados que se espera?.

¿Se manejan con responsabilidad y precaución para evitar accidentes en el uso de los equipos e instalaciones de trabajo?

¿Hay algún programa de capacitación y reentrenamiento en vigencia en la empresa?.

¿Qué nivel de motivación y compromiso tienen? ¿Qué tan bien tienen puesta la "camiseta" de la empresa?.

¿Tienen iniciativa para resolver problemas inesperados?.

¿Qué tan bueno es el nivel de comunicación y convivencia entre ellos y con sus superiores?

¿Cuáles son sus puntos más flojos en el aspecto de Recursos Humanos?
 
 

Organización General.

¿Tiene usted objetivos claros con metas específicas, planteados y conocidos por todos los participantes de la empresa?.

¿Qué tan bien planteada está la organización del trabajo?

¿Sabe cada empleado lo que tiene que hacer a diario sobre la base de un plan semanal de tareas? ¿Tienen claro a quién deben remitirse en caso de alguna dificultad que se presente?

¿Existe algún cronograma de trabajo?

¿Se plantean los trabajos con alguna anticipación – una o dos semanas – o se van improvisando sobre la marcha?

Cuando se presentan dificultades y luego de superar los momentos críticos, ¿se charlan y analizan en forma constructiva con el objetivo de aprender y que no se repitan, o por el contrario se ocultan y se buscan culpables exclusivamente?

¿Tiene sistemas de registros que le permitan contar con información en forma permanente, tanto en lo operativo como en los aspectos económico – financieros? ¿Se usa dicha información para apoyar la toma de decisiones?

¿Hay control del nivel de endeudamiento y su evolución?

¿Se maneja algún tipo de presupuesto?

¿Qué otros puntos flojos se presentan en esta área?
 
 

Equipos, Maquinarias e Instalaciones.

Más allá del modelo o la antigüedad, ¿qué tan aptos son nuestros equipos e instalaciones para las tareas que se deben efectuar? ¿Permiten trabajar con eficiencia? ¿Están sobre o sub dimensionados?

¿Qué tan bueno es el nivel de mantenimiento de los equipos e instalaciones? ¿Permite su uso correcto en los momentos de necesidad o se presentan dificultades?.

¿Qué tan efectivos son los accesos al campo y los caminos de circulación dentro del mismo, permiten circular en momentos de clima difícil o ponen en riesgo la comercialización de la producción?

¿Se cuenta con buenas fuentes de energía para las tareas que se deben desempeñar?

¿Qué otros puntos débiles se encuentran en esta área?.
 
 

Tecnología de Producción.

¿Qué tan adecuada es la tecnología de producción que se aplica?

¿Se usan técnicas modernas que permitan maximizar los rendimientos teniendo en cuenta la preservación del medio ambiente?

¿Qué tan rentable es la tecnología que se usa? ¿Justifica los costos de su aplicación? ¿Resuelve los problemas de la empresa o apunta al menos a minimizar alguna de las limitantes actuales?

¿Potencia el rendimiento de los recursos naturales disponibles?.

¿Se intenta mejorar los procesos productivos: con que objetivos mayor rendimiento físico o aumento de la rentabilidad?

¿Se cuenta con insumos y suministros de buena calidad? ¿Hay suficiente disponibilidad? ¿Llegan a tiempo cuando se los necesita?

¿Cuenta la empresa con buenas condiciones de almacenamiento, particularmente de aquellos perecederos o que requieren un manejo más cuidadoso como agroquímicos, productos veterinarios, vacunas, etc.?.

¿Qué otros problemas se presentan en esta área?.
 
 

Sistemas de Comercialización.

¿Se evalúa la posibilidad de aplicar nuevas técnicas de comercialización disponibles – warrants, futuros y opciones, etc. -? ¿Se conoce su operatoria?.

¿Hay algún presupuesto de compras o ventas en función del aprovechamiento de oportunidades comerciales estacionales?

¿Se maneja habitualmente la evolución de las relaciones insumo – producto vinculadas con nuestras actividades?

¿Qué tan competitivos son nuestros costos de producción respecto a otros productores de la región, del país o del exterior?

¿Qué tan competitivos nos hace el peso de nuestros gastos de estructura y administración?.
 
 

Aspectos de Gerenciamiento.

¿Qué tan efectivo es el proceso de toma de decisiones frente a una situación complicada? ¿Es rápido y efectivo o por el contrario se dilata en el tiempo sin resolución concreta?

¿Se evalúan con orden los factores limitantes y las mejores opciones, o se cae permanentemente en la improvisación?

¿Qué tan bien se maneja la comunicación con los socios y los familiares?

¿Cómo se previenen y resuelven los conflictos, en forma positiva o dando cortes autoritarios que dejan resentimientos latentes?

¿Cómo se planifica la integración e incorporación de los familiares en el manejo de la empresa? ¿Hay algún plan estipulado y en marcha a tal fin?, ¿Cómo participan los familiares en la definición de los objetivos para la empresa?

¿Hay un liderazgo efectivo del empresario sobre sus colaboradores, o simplemente se acatan órdenes?

¿Están clarificadas las expectativas mutuas entre empleados y empleador o mandos medios en cada nivel operativo de la empresa?.

¿Cuál es la actitud más habitual: el optimismo realista, el esfuerzo puesto en el trabajo inteligente o el pesimismo, la queja, el lamento y la mera laboriosidad sin objetivos ni orden?.

¿Qué otras limitantes ve usted en su estilo de gerenciamiento?.

La lista podría seguir mucho más extensa, pero al menos esta secuencia puede ser la base que vaya permitiendo reflexionar sobre un Plan de Mejora para su empresa. En la superación de las limitantes más restrictivas que usted haya definido es donde se encuentra la "rentabilidad latente" de la empresa.

Recuerde que en nuestras debilidades está el origen de nuestros fracasos, y que solo a medida que las vayamos superando podremos consolidar los resultados económicos de nuestras empresas y por ende el bienestar de nuestras familias y el resto de la sociedad.